Alexander Meinel
Dresdner Straße 6, 90491 Nürnberg
E-Mail: datenschutz@kuemmerer-ki.de
Ein Datenschutzbeauftragter ist [PLATZHALTER: aktuell nicht bestellt (gesetzlich in der Regel erst ab 20 ständig mit der Verarbeitung befassten Personen erforderlich - Schwelle vor Wachstum prüfen)].
Kümmerer ist ein KI-gestützter Assistent, der für private Immobilieneigentümer Instandhaltungsmeldungen entgegennimmt (Anruf oder Textnachricht), mit Handwerkern koordiniert und den Eigentümer bei Bedarf um eine Freigabe bittet. Kümmerer ersetzt keine vollständige Hausverwaltung.
Rollenverteilung: Für die Daten seiner Mieter und Handwerker ist der Eigentümer der Verantwortliche im Sinne der DSGVO; Kümmerer verarbeitet sie in seinem Auftrag. Die dazu nach Art. 28 DSGVO erforderliche Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ist Bestandteil der Nutzungsbedingungen. Mieterinnen und Mieter finden eine eigene, verständliche Datenschutzinformation.
Kümmerer entscheidet einen Teil der Abläufe selbständig, ohne dass ein Mensch dazwischentritt: welcher der hinterlegten Handwerker für ein gemeldetes Problem kontaktiert wird, ob ein Anliegen dringend ist und sofort an einen Menschen weitergeleitet werden muss, und ob ein Fall zu einem bereits offenen Vorgang gehört oder ein neuer ist.
Die Grenzen dieser Entscheidungen legt der Eigentümer fest – insbesondere einen Betrag, ab dem Kümmerer nichts mehr allein veranlassen darf, sondern erst seine Freigabe einholt. Es findet kein Profiling statt: es werden keine Persönlichkeits- oder Verhaltensprofile gebildet und keine Bewertungen von Personen vorgenommen.
Diese Entscheidungen entfalten gegenüber den Beteiligten keine rechtliche Wirkung und beeinträchtigen sie nicht in ähnlicher Weise erheblich im Sinne von Art. 22 DSGVO – es geht um die Organisation von Reparaturen, nicht um Entscheidungen über Personen. Jede betroffene Person kann jederzeit verlangen, mit einem Menschen zu sprechen; die Assistenz gibt den Fall dann unverzüglich ab.
Wichtig, weil oft gefragt: Kümmerer zeichnet Telefonate NICHT auf und speichert keine Gesprächs-Mitschriften. Eine Aufzeichnung ohne Einwilligung aller Beteiligten wäre in Deutschland ohnehin eine Straftat (§ 201 StGB) - das System ist bewusst so gebaut, dass diese Situation gar nicht erst entstehen kann.
Gespeichert wird stattdessen nur ein strukturierter Verlauf pro Vorgang: Zeitpunkt, Art des Ereignisses (z.B. "Meldung eingegangen", "Handwerker kontaktiert", "Status-Update an Eigentümer") und wer beteiligt war. Dazu: Kontaktdaten (Name, Telefonnummer), Ort und Beschreibung des gemeldeten Problems, Status des Vorgangs.
Startplatz-Vormerkung (Altbestand): Auf unserer Startseite gab es zeitweise ein Formular, über das man sich einen Startplatz vormerken lassen konnte. Es wird nicht mehr angeboten. Für die dabei bereits übermittelten Daten gilt weiterhin: wir speichern die angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer sowie Anzahl Ihrer Objekte/Einheiten), um Sie zum Produktstart persönlich zu kontaktieren - Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahme auf Ihre Anfrage). Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben und auf Wunsch jederzeit gelöscht (E-Mail genügt).
Zur Erbringung der Leistung werden folgende externe Dienste eingesetzt:
Eine Aufzeichnung der Gespräche findet nicht statt (siehe Abschnitt 4); Deepgram und ElevenLabs verarbeiten die Sprache ausschließlich flüchtig während des laufenden Anrufs.
[PLATZHALTER: Mit allen Anbietern sollten (soweit noch nicht geschehen) Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) abgeschlossen werden - offener Punkt. Bei Deepgram und ElevenLabs zusätzlich prüfen, ob sie über den AVV mit Vapi als Unterauftragsverarbeiter abgedeckt sind oder ein eigener nötig ist.]
Anmeldung ohne Passwort. Für den Zugang zum Dashboard verwenden wir einen Anmeldelink per E-Mail ("Magic Link") statt eines Passworts. Dabei verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse sowie einen zufällig erzeugten Anmelde-Token. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) – ohne Anmeldung können wir Ihnen den Zugang zu Ihren Daten nicht bereitstellen. Der Anmeldelink ist 30 Minuten gültig und nur einmal verwendbar; danach wird er als verbraucht markiert.
Sitzungs-Cookie. Nach erfolgreicher Anmeldung setzen wir ein Cookie mit dem
Namen kuemmerer_sitzung. Es enthält ausschließlich eine zufällige
Zeichenfolge (keine personenbezogenen Inhalte), ist gegen Auslesen durch Skripte geschützt
(HttpOnly), wird nur über verschlüsselte Verbindungen übertragen (Secure) und ist
auf 90 Tage ab der letzten Nutzung befristet. Sie können es jederzeit durch Abmelden oder
Löschen der Browser-Cookies entfernen.
Dieses Cookie ist für den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) – ohne es wären Sie bei jedem Seitenaufruf abgemeldet. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich, und wir setzen keine Cookies zu Analyse-, Marketing- oder Tracking-Zwecken. Ebenso binden wir keine externen Schriftarten, Karten oder Skripte von Dritten in unsere Seiten ein.
Server-Protokolle. Beim Aufruf unserer Seiten fallen technisch bedingt Protokolldaten an (u.a. IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse). Wir verarbeiten sie ausschließlich zum sicheren Betrieb und zur Abwehr von Missbrauch (z.B. Begrenzung der Anfragen pro Absender). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem funktionsfähigen und sicheren Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). [PLATZHALTER: Speicherdauer der Server-Protokolle beim Hosting-Anbieter pruefen und hier konkret angeben (z.B. 7 oder 30 Tage).]
Anmeldedaten: Anmeldelinks verfallen nach 30 Minuten, Sitzungen nach 90 Tagen ohne Nutzung und werden dann automatisch entfernt. Beim Abmelden wird die Sitzung sofort gelöscht.
Abgeschlossene Vorgänge (erledigt oder storniert) werden automatisch drei Jahre nach der letzten Aktivität endgültig gelöscht, einschließlich der darin enthaltenen personenbezogenen Daten. Diese Frist orientiert sich an der regelmäßigen Verjährung nach § 195 BGB und den mietrechtlichen Nachweisfristen. Die Löschung ist im System technisch umgesetzt und läuft automatisch. [PLATZHALTER: Falls für einzelne Datenkategorien kürzere oder längere Fristen gelten sollen, hier ergänzen und mit einem Anwalt abstimmen.]
Betroffene Personen haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Anfragen bitte an datenschutz@kuemmerer-ki.de.
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