Stand: 05.09.2026
Alexander Meinel
Dresdener Straße 6, 90491 Nürnberg
E-Mail: datenschutz@kuemmerer-ki.de
Kümmerer ist ein KI-gestützter Assistent, der für Immobilieneigentümer Instandhaltungsmeldungen entgegennimmt (Anruf oder Textnachricht), mit Handwerkern koordiniert und den Eigentümer bei Bedarf um eine Freigabe bittet. Kümmerer ersetzt keine vollständige Hausverwaltung.
Kunde kann jede Eigentümerin und jeder Eigentümer sein – eine Privatperson ebenso wie eine Gesellschaft, etwa eine GmbH oder eine Vermögensverwaltung, in der Immobilien gehalten werden. Nicht geeignet ist Kümmerer für Eigentümer einer einzelnen Wohnung innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft: dort ist die bestellte Hausverwaltung zuständig.
Vorweg, weil es oft gefragt wird: Sie müssen uns keine Unterlagen über Ihre Mieter geben. Keine Mietverträge, keine Dokumente, keine Mieterliste – eine Möglichkeit, Dateien hochzuladen, gibt es bei Kümmerer gar nicht. Bereits bekannte Mieter können Sie beim Einrichten eintragen, das Feld ist aber ausdrücklich freiwillig. In aller Regel entstehen Mieterdaten erst dann, wenn ein Mieter selbst anruft und im Gespräch sagt, wer er ist und wo im Haus er wohnt.
Verarbeitet werden dann die folgenden Daten:
Rollenverteilung: Für die Daten seiner Mieter und Handwerker ist der Eigentümer der Verantwortliche im Sinne der DSGVO; Kümmerer verarbeitet sie in seinem Auftrag. Die dazu nach Art. 28 DSGVO erforderliche Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ist Bestandteil der Nutzungsbedingungen. Mieterinnen und Mieter finden eine eigene, verständliche Datenschutzinformation; für Handwerksbetriebe gibt es eine eigene Information.
Kümmerer entscheidet einen Teil der Abläufe selbständig, ohne dass ein Mensch dazwischentritt: welcher der hinterlegten Handwerker für ein gemeldetes Problem kontaktiert wird, ob ein Anliegen dringend ist und sofort an einen Menschen weitergeleitet werden muss, und ob ein Fall zu einem bereits offenen Vorgang gehört oder ein neuer ist.
Die Grenzen dieser Entscheidungen legt der Eigentümer fest – insbesondere einen Betrag, ab dem Kümmerer nichts mehr allein veranlassen darf, sondern erst seine Freigabe einholt. Es findet kein Profiling statt: es werden keine Persönlichkeits- oder Verhaltensprofile gebildet. Für die vom Eigentümer hinterlegten Handwerksbetriebe zählen wir aus der Vorgangshistorie lediglich, wie oft eine Anfrage zu einem Termin und einem Abschluss geführt hat; diese Zählung wird dem Eigentümer angezeigt, damit er die Reihenfolge seiner Betriebe selbst festlegen kann – eine automatische Umsortierung oder eine Entscheidung über Personen findet nicht statt.
Diese Entscheidungen entfalten gegenüber den Beteiligten keine rechtliche Wirkung und beeinträchtigen sie nicht in ähnlicher Weise erheblich im Sinne von Art. 22 DSGVO – es geht um die Organisation von Reparaturen, nicht um Entscheidungen über Personen. Jede betroffene Person kann jederzeit verlangen, mit einem Menschen zu sprechen; die Assistenz gibt den Fall dann unverzüglich ab.
Wichtig, weil oft gefragt: Kümmerer zeichnet Telefonate NICHT auf. Es entsteht keine Tonaufnahme Ihres Gesprächs. Eine Aufzeichnung ohne Einwilligung aller Beteiligten wäre in Deutschland ohnehin eine Straftat (§ 201 StGB) - die Aufnahmefunktion des Sprachdienstleisters ist deshalb ausdrücklich abgeschaltet.
Was stattdessen passiert: Damit die Assistenz sich nach dem Gespräch überhaupt um Ihr Anliegen kümmern kann, wird das Gesprochene während des Anrufs in Text umgewandelt und ausgewertet - daraus entstehen der Vorgang, die nötigen Handwerkerkontakte und die Benachrichtigungen. Dieser Text liegt für kurze Zeit beim Sprachdienstleister, damit die Auswertung auch dann noch nachgeholt werden kann, wenn sie technisch einmal fehlschlägt. In unsere eigene Vorgangsakte wird er nicht übernommen.
Bei uns gespeichert wird stattdessen nur ein strukturierter Verlauf pro Vorgang: Zeitpunkt, Art des Ereignisses (z.B. "Meldung eingegangen", "Handwerker kontaktiert", "Status-Update an Eigentümer") und wer beteiligt war. Dazu: Kontaktdaten (Name, Telefonnummer), Ort und Beschreibung des gemeldeten Problems, Status des Vorgangs. Bei Textnachrichten (SMS, WhatsApp, E-Mail), die zu einem Vorgang gehören, wird der Wortlaut der Nachricht in diesem Verlauf vermerkt – bei Telefonaten dagegen kein Wortprotokoll.
Vertragsnachweise: Zu jeder Einrichtung und jeder Bestellung speichern wir, wer den Vertrag in welcher Rechtsstellung (privat oder geschäftlich) geschlossen hat, welche Fassung der Nutzungsbedingungen und der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung galt, welche Erklärungen im Bestellvorgang abgegeben wurden und wann die Bestätigung versandt wurde. Diese Nachweise werden nicht nachträglich geändert.
Fotos und Anhänge (z.B. das Foto eines Wasserflecks, per Nachricht geschickt) werden nicht in unserer Vorgangsdatenbank abgelegt, sondern ausschließlich beim Nachrichtendienstleister (USA, siehe Abschnitt 6) gespeichert und von dort bei Bedarf an den beauftragten Handwerker weitergegeben. Sie werden spätestens 90 Tage nach Empfang automatisch gelöscht.
Bestätigte Rufnummern: Die Telefonnummer des Eigentümers wird einmal per Code bestätigt – wir schicken eine SMS mit sechs Ziffern, die er auf unserer Seite eingibt. Gespeichert werden dazu die Nummer, der Zeitpunkt der Bestätigung und für längstens 30 Minuten der Code selbst. Zweck ist ausschließlich, zu verhindern, dass jemand eine fremde Rufnummer einträgt und diese Person dann von unserer Assistenz angerufen wird. Beim Notfall-Ansprechpartner speichern wir stattdessen, ob und wann er informiert wurde und ob er widersprochen hat. Kümmerer ruft ausschließlich deutsche Rufnummern an und schreibt nur an solche.
Startplatz-Vormerkung (Altbestand): Auf unserer Startseite gab es zeitweise ein Formular, über das man sich einen Startplatz vormerken lassen konnte. Es wird nicht mehr angeboten. Für die dabei bereits übermittelten Daten gilt weiterhin: wir speichern die angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer sowie Anzahl Ihrer Objekte/Einheiten), um Sie zum Produktstart persönlich zu kontaktieren - Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahme auf Ihre Anfrage). Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben und auf Wunsch jederzeit gelöscht (E-Mail genügt).
Zur Erbringung der Leistung werden folgende externe Dienste eingesetzt:
Eine Tonaufnahme der Gespräche findet nicht statt (siehe Abschnitt 4). Deepgram wandelt das Gesprochene während des Anrufs in Text um; dieser Text wird bei Vapi vorgehalten, damit die Auswertung nach dem Gespräch stattfinden und ein technisch fehlgeschlagener Durchlauf nachgeholt werden kann, und anschließend auf unsere Veranlassung gelöscht (siehe oben). ElevenLabs erhält ausschließlich den Text, den die Assistenz aussprechen soll.
Grundlage der Zusammenarbeit und der Übermittlung in die USA: Mit den genannten Anbietern bestehen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO), die Bestandteil ihrer Geschäftsbedingungen sind. Die Übermittlung in die USA stützt sich auf die darin enthaltenen EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO); soweit ein Anbieter unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist, zusätzlich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Deepgram, AssemblyAI und ElevenLabs sind als Unterauftragsverarbeiter über Vapi eingebunden.
Anmeldung ohne Passwort. Für den Zugang zum Dashboard verwenden wir einen Anmeldelink per E-Mail ("Magic Link") statt eines Passworts. Dabei verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse sowie einen zufällig erzeugten Anmelde-Token. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) – ohne Anmeldung können wir Ihnen den Zugang zu Ihren Daten nicht bereitstellen. Der Anmeldelink ist 30 Minuten gültig und nur einmal verwendbar; danach wird er als verbraucht markiert.
Sitzungs-Cookie. Nach erfolgreicher Anmeldung setzen wir ein Cookie mit dem
Namen kuemmerer_sitzung. Es enthält ausschließlich eine zufällige
Zeichenfolge (keine personenbezogenen Inhalte), ist gegen Auslesen durch Skripte geschützt
(HttpOnly), wird nur über verschlüsselte Verbindungen übertragen (Secure) und ist
auf 90 Tage ab der letzten Nutzung befristet. Sie können es jederzeit durch Abmelden oder
Löschen der Browser-Cookies entfernen. Daneben setzen wir ein gleich befristetes Cookie
kuemmerer_angemeldet, das nur den Wert „angemeldet“ trägt, damit die
Seiten den Anmeldezustand anzeigen können; es enthält keinen Sitzungsschlüssel.
Dieses Cookie ist für den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) – ohne es wären Sie bei jedem Seitenaufruf abgemeldet. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich, und wir setzen keine Cookies zu Analyse-, Marketing- oder Tracking-Zwecken. Ebenso binden wir keine externen Schriftarten, Karten oder Skripte von Dritten in unsere Seiten ein.
Server-Protokolle. Beim Aufruf unserer Seiten fallen technisch bedingt Protokolldaten an (u.a. IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse). Wir verarbeiten sie ausschließlich zum sicheren Betrieb und zur Abwehr von Missbrauch (z.B. Begrenzung der Anfragen pro Absender). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem funktionsfähigen und sicheren Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Protokolle werden beim Hosting-Anbieter nur kurzzeitig vorgehalten und nicht dauerhaft gespeichert; wir werten sie nicht personenbezogen aus.
Reichweitenmessung ohne Cookies. Um zu erkennen, wie unsere öffentlichen Seiten genutzt werden, zählen wir Seitenaufrufe selbst auf unserem eigenen Server. Wir speichern dabei: den Zeitpunkt, die aufgerufene Adresse, die Seite, von der Sie zu uns gekommen sind (soweit Ihr Browser sie mitsendet), die Art des Geräts (Handy, Tablet, Rechner) sowie einen Zählwert.
Dieser Zählwert wird aus Ihrer IP-Adresse, Ihrer Browserkennung und einem zufälligen Wert, der täglich neu erzeugt wird, zu einer nicht umkehrbaren Zeichenfolge berechnet. Ihre IP-Adresse und Ihre Browserkennung werden dabei nicht gespeichert, sondern nur für diese Berechnung verwendet und anschließend verworfen. Da der zufällige Wert täglich wechselt und nirgends dauerhaft abgelegt wird, ist eine Wiedererkennung über den Tag hinaus technisch nicht möglich – auch uns nicht. Es entsteht kein Nutzungsprofil.
Hierfür werden keine Cookies gesetzt und keine Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen; eine Einwilligung nach § 25 TDDDG ist dafür nicht erforderlich. Es ist kein externer Dienst beteiligt – keine Daten fließen an Google, Meta oder einen anderen Anbieter. Die Auswertung findet ausschließlich auf unserem eigenen Server statt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer bedarfsgerechten Gestaltung unseres Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Zähldaten werden spätestens nach 400 Tagen automatisch gelöscht.
Sie können dieser Zählung jederzeit formlos widersprechen – eine Nachricht an die oben genannte Kontaktadresse genügt.
Anmeldedaten: Anmeldelinks verfallen nach 30 Minuten, Sitzungen nach 90 Tagen ohne Nutzung und werden dann automatisch entfernt. Beim Abmelden wird die Sitzung sofort gelöscht.
Abgeschlossene Vorgänge (erledigt oder storniert) werden automatisch endgültig gelöscht, einschließlich der darin enthaltenen personenbezogenen Daten – drei Jahre nach dem Ende des Jahres, in dem die letzte Aktivität lag, zuzüglich drei Monate. Diese Frist folgt der regelmäßigen Verjährung nach §§ 195, 199 Abs. 1 BGB, die ebenfalls erst zum Jahresende zu laufen beginnt; solange Ansprüche noch geltend gemacht werden können, ist die Aufbewahrung nach Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO zulässig. Die Löschung ist im System technisch umgesetzt und läuft automatisch.
Kürzer gespeichert werden: das Text-Transkript eines Anrufs beim Sprachdienstleister (Löschung nach Abschluss der Auswertung, siehe Abschnitt 6) und Fotos/Anhänge beim Nachrichtendienstleister (spätestens 90 Tage nach Empfang). Rechnungen bewahren wir auf, solange steuer- und handelsrechtliche Pflichten das verlangen. Vertragsnachweise (Abschnitt 4) bewahren wir bis drei Jahre nach dem Ende des Jahres auf, in dem der Vertrag endete, zuzüglich drei Monate – auch dann, wenn der Kunde sein Konto vorher löscht. Sicherungskopien der Datenbank werden alle sechs Stunden erstellt und nach sieben Tagen überschrieben.
Betroffene Personen haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Anfragen bitte an datenschutz@kuemmerer-ki.de.
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